A Prefeitura de Aracaju revolucionou serviços e processos aplicando uma ampla transformação digital. Em parceria com a 1Doc, maior GovTech do Brasil, o órgão aperfeiçoou a conexão entre a gestão e os cidadãos, ampliando a eficiência de seus serviços e reduzindo os custos com impressões em mais de 21 milhões de reais, em 40 meses. Além de melhorar a governança e diminuir os impactos ambientais de seus processos, tal valor foi revertido para o caixa público e direcionado para a realização de outros projetos da capital sergipana.

A 1Doc, plataforma de Software as a Service de atendimento, comunicação e gestão documental, implementou a plataforma AjuInteligente em maio de 2019, com o objetivo de melhor atender as demandas da população por meio de comunicação 100% digital. A gestão reduziu o tempo de tratativas e as filas de atendimento.

“A iniciativa de digitalizar os processos burocráticos surgiu em meio à necessidade de solucionar a morosidade das tratativas, diminuir as longas filas de espera e melhorar a organização de dados e processos. Com a nova plataforma, foi possível expandir o acesso à população e garantir direitos civis e políticas mais consistentes na prestação de serviços públicos”, explica Jaison Niehues, fundador da 1Doc.

A capital de Sergipe demonstrou ser um verdadeiro exemplo de transformação digital na administração pública. Com a AjuInteligente, a prefeitura de Aracaju também aumentou o acesso da população a mais de 900 opções de serviços de forma rápida, simplificada e transparente, que geram, em média, 3.500 documentos digitais por dia útil. Os números são relevantes para entender o quanto essa redução do uso de papel impacta diretamente no meio ambiente e na economia da região.

Um exemplo significativo de processo aperfeiçoado é a emissão de alvarás de obras, que teve seu tempo reduzido de 73 dias para apenas 18 dias. “Com pleno funcionamento durante a pandemia, a plataforma também possibilitou que os usuários fizessem solicitação e retirada de atestados médicos ou termos de afastamento; resultados de exame de Covid-19 e alvarás. Os resultados dessa mudança foram taxa zero de extravios e rastreabilidade de ponta a ponta”, afirma Augusto Fábio da prefeitura de Aracaju.

Desde a implantação da AjuInteligente, a cidade tem experimentado a simplificação nos processos burocráticos como abertura de protocolos, envio de documentação e acompanhamento de processos, com redução importante no tempo para a conclusão das solicitações. “Os dados reafirmam o quanto a população aracajuana foi beneficiada e passou a ser melhor assistida pela prefeitura, especialmente após o desenvolvimento da plataforma 100% digital, moderna e intuitiva. Isso significa um investimento extremamente positivo para os cidadãos, cujos pedidos passaram a ser atendidos sem sair de casa, com maior agilidade e eficiência”, comenta Jeferson Castilhos, fundador da 1Doc.

Práticas de ESG na administração pública

Os benefícios da criação da AjuInteligente, desenvolvida pela 1Doc, vão além da diminuição da burocracia para a população da região. Na plataforma, já foram registrados mais de 3,7 milhões de protocolos, o que significa uma economia de R$ 18.453.216 milhões em impressões, ou seja, uma diminuição relevante do impacto no meio ambiente, tendo um saldo de aproximadamente 1.850 árvores que deixaram de ser suprimidas. Esse número também é representativo para a economia de água do planeta, equivalendo a uma média de 184.532.160 litros de água, que corresponde a quase 370 mil caixas d’água de 500 litros.

“Há uma estimativa de que a cada um milhão de reais poupados em impressões, mil árvores são salvas e cerca de 26 milhões de litros de água são poupados. Esses dados mostram que a capital de Sergipe já poupou mais de 21 mil árvores após o início das atividades com o uso da AjuInteligente”, finaliza Augusto Fábio (porta-voz prefeitura).

Com suas soluções, a 1Doc favorece ainda mais a prática ESG na gestão pública. Os recursos tecnológicos da GovTech permitem que órgãos públicos invistam em iniciativas sustentáveis que visam: a preservação ou diminuição do impacto ambiental; a responsabilidade social, uma vez que impactam as pessoas direta e indiretamente; e a governança, com práticas relacionadas à ética no ambiente corporativo e transparência fiscal. Os impactos vão além do âmbito econômico, afetando também o acesso à cidadania e direitos sociais, inclusão financeira e participação social ativa.

Sobre a 1Doc

A 1Doc é uma empresa da Softplan de processos, atendimento, comunicação e gestão documental, que está presente em todos os estados do Brasil e beneficia 1 a cada 4 brasileiros com sua solução. Por meio de um sistema inteligente que simplifica o dia a dia de trabalho, cria estratégias e oferece mecanismos para ajudar as pessoas a organizarem o seu trabalho, se comunicarem melhor e atender demandas com eficiência, transparência e engajamento.

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